הנחיות לשליחת קובץ חשבוניות (קובץ 100)
על מנת לשדר נתונים למערכת Segment בפורמט קובץ 100, הקובץ יכיל נתונים ב-4 סוגי רשומות:
| רשומה | תוכן | מופיעה | חובה |
|---|---|---|---|
| 0 | פרטי החשבונית | פעם אחת לכל חשבונית | כן |
| 1 | פרטי תעודת המשלוח בחשבונית | אחרי רשומה 0 — רשומה לכל תעודה | כן |
| 2 | שורות תעודת המשלוח | אחרי רשומה 1 — רשומה לכל שורה | כן |
| 3 | מספר הקצאה חשבוניות ישראל | רשומת סיכום יחידה לכל חשבונית | בהתאם להוראות רשות המסים ולהנחיות הלקוח — חובה בחשבוניות מעל 5,000 ש״ח |
הסבר על סוגי הרשומות
| רשומה | מה חייב לבוא אחריה | התאמת סכומים |
|---|---|---|
| 0 — חשבונית | רשומה/ות מסוג 1 המתייחסות לאותה חשבונית | סה״כ ערך השורות בתעודה (רשומה 1) = סה״כ ערך החשבונית (רשומה 0) |
| 1 — תעודת משלוח | רשומה/ות מסוג 2 המתייחסות לאותה תעודה, באותה החשבונית | סה״כ ערך השורות (רשומה 2) = סה״כ ערך התעודה (רשומה 1) |
| 3 — סיכום | רשומה יחידה לכל חשבונית | רשומת הסיכום של החשבונית |
סוג רשומה 0 (פרטי החשבונית)
| מיקום | גודל | שם השדה | תיאור השדה | חובה |
|---|---|---|---|---|
| 1-1 | 1 | סוג רשומה | קבוע “0” | כן |
| 2-6 | 5 | FILLER | FILLER ערך קבוע אפסים | כן |
| 7-16 | 10 | מספר ספק | מספר הספק אצל הלקוח | כן |
| 17-22 | 6 | תאריך חשבונית | במבנה YYMMDD | כן |
| 23-32 | 10 | מס’ חשבונית | מספר החשבונית שאליה מיוחסות התעודות | כן |
| 33-44 | 10.2 | ערך ברוטו | סה”כ לחשבונית ברוטו – לא כולל מע”מ והנחות. | כן |
| 45-56 | 10.2 | ערך הנחה רגילה | סה”כ הנחה רגילה לחשבונית – לא כולל מע”מ | לא |
| 57-68 | 10.2 | ערך הנחת מבצע | סה”כ הנחת מבצע לחשבונית – לא כולל מע”מ | לא |
| 69-72 | 2.2 | עיגול סכום סה”כ (כולל מע”מ) | דוגמא : 52.19 יש לכתוב 5219 דוגמא : 1.5 יש לכתוב 0150 | לא |
| 73-80 | 8 | FILLER | FILLER ערך קבוע אפסים | כן |
| 81-92 | 10.2 | סכום מע”מ | סכום מע”מ | כן |
| 93-95 | 3 | מטבע | ILS, USD,EUR ברירת מחדל 000 הינה ILS | לא |
| 96-100 | 4 | FILLER | FILLER ערך קבוע אפסים | כן |
| 201-230 | 30 | מספר חשבונית ארוך | במידה ומספר החשבונית ארוך מ-10 תווים | לא |
| 231-236 | 2.4 | שער מט”ח | אופציונלי. דוגמא לשימוש: 3.7612 יש לשלוח 037612 | לא |
| 237-266 | 30 | מספר עסקה | אופציונלי | לא |
| 267-281 | 12.3 | סכום הצמדה | אופציונלי | לא |
סוג רשומה 1 (פרטי תעודת משלוח)
| מיקום | גודל | שם השדה | תיאור השדה | חובה |
|---|---|---|---|---|
| 1-1 | 1 | קבוע “1” | סוג רשומה | כן |
| 2-11 | 10 | מספר חנות | מס’ חנות\סניף\פרוייקט של הלקוח | כן |
| 12-21 | 10 | מספר תעודת משלוח | המספר המופיע על גבי תעודת המשלוח שנשלחה על ידי הספק.בתעודות החזרה יש לציין את מספר תעודת ההחזרה של הרשת | כן |
| 22-22 | 1 | סוג תעודה | 0 = החזרה. 1 = כניסה רגילה. | כן |
| 23-28 | 6 | תאריך תעודה | התאריך על גבי התעודה במבנה YYMMDD | כן |
| 29-38 | 10 | מספר בול | מספר בול של הרשת (זהו מספר תעודת הכניסה של הסניף) | כן |
| 39-71 | 33 | FILLER | FILLER ערך קבוע אפס | כן |
| 72-86 | 15 | אסמכתא נוספת | אופציונלי | לא |
| 87-97 | 11 | מספר הזמנת רכש | יש לרפד באפסים מובילים משמאל למספר ההזמנה במידה ונותר מקום.דוגמא: הזמנה 998121 יש לכתוב 00000998121 | לא |
| 98-100 | 3 | FILLER | FILLER ערך קבוע אפס | כן |
| 101-115 | 15 | מספר חשבונית מס\עסקה | לשימוש במקרים בהם מסמך ההתחשבנות הינו חשבונית מס\עסקה. במקרה כזה, יש לשלוח אפסים בשדות 12-21 ו29-38 | לא |
הערות
| שדה | הערה |
|---|---|
| מספר חנות | זהו מספר הסניף ברשת, יש לשים לב שאם משתמשים ב-“המרת קודי סניפים” אז ההמרה מעודכנת בסגמנט. ניתן תמיד לבדוק זאת בפורטל של סגמנט תחת “עדכון נתוני סניף”, ניתן לעשות זאת ידנית או מקובץ אקסל.יש לשים לב שמספר הסניף תואם למספר הסניף בתעודת האספקה / כניסה. |
| מס’ תעודת משלוח | יש לוודא שיש קליטה עבור תעודת המשלוח. צריך שהקליטה תגיע לסגמנט ותופיע בפורטל תחת הכותרת “אספקות”. יש אפשרות לא לשים ערך זה ולהסתמך רק על “מס’ בול”. במקום זאת יש למלא את השדה בערכי “0”. במקרה זה חייב להיות מספר בול תקין התואם לנתונים ההתקבלו מהרשת. |
| מס’ בול | יש אפשרות לא לשים ערך זה ולהסתמך רק על “מספר תעודת משלוח”. במקום זאת יש למלא את השדה בערכי “0”. במקרה זה חייב להיות מספר תעודת משלוח תקין. |
| אם הרשת הגדירה שניתן להתחשבן בחשבונית עם יותר מתעודה אחת – אז יש להגדיר מחדש רשומה מסוג “1” עבור כל תעודה. | |
(!) יש לשים לב גם לתנאים של כל רשת – לדוגמא אם הרשת הגדירה שחשבונית יכולה להכיל יותר מתעודה אחת אך על אותו מספר סניף /חנות, אז כלל התעודות בחשבונית צריכות להיות עם אותו מספר חנות.
סוג רשומה 2 (שורות בתעודת המשלוח)
| מיקום | גודל | שם השדה | תיאור השדה | חובה |
|---|---|---|---|---|
| 1-1 | 1 | קבוע “2״ | סוג רשומה | כן |
| 2-14 | 13 | מס’ פריט לקוח | מס’ הפריט בקטלוג הלקוח. | כן |
| 15-27 | 13 | מס’ פריט ספק | מספר הפריט אצל הספק | כן |
| 28-28 | 1 | סוג יח’ מכירה | 0 = בודדים 1 = אריזות | כן |
| 29-35 | 5.2 | כמות בודדים | במידה ושדה זה יכיל מידע, הוא יתגבר על הערך בשדה 201-211 | כן |
| 36-38 | 3 | כמות באריזה | יש לציין שדה זה במידה וסוג יח’ המכירה=1 | כן |
| 39-41 | 3 | מס’ אריזות | יש לציין שדה זה במידה וסוג יח’ מכירה=1 | כן |
| 42-52 | 7.4 | מחיר ליחידה | מחיר ליחידה ללא מע”מ | כן |
| 53-61 | 5.4 | הנחת פריט | ערך הנחת הפריט | לא |
| 62-79 | 18 | מס’ פריט ארוך בקטלוג הלקוח | לשימוש במקרים של קוד פריט ארוך. במקרה כזה, יש לשלוח אפסים בשדה 2-14 | לא |
| 80-84 | 5 | מספר שורה בהזמנה | אפסים קבועים במידה ואין יש לרפד באפסים מובילים משמאל למספר.לדוגמא 00005 | לא |
| 85-89 | 5 | מספר שורה תעודת משלוח | אפסים קבועים במידה ואין יש לרפד באפסים מובילים משמאל למספר.לדוגמא 00005 | לא |
| 90-100 | 11 | מספר הזמנת רכש | יש לרפד באפסים מובילים משמאל למספר ההזמנה במידה ונותר מקום.דוגמא: הזמנה 998121 יש לכתוב 00000998121 | לא |
| 201-211 | 7.4 | כמות יחידות ארוך | לשימוש במקרים של כמות עם 4 ספרות אחרי הנקודה. במקרה כזה, יש לשלוח אפסים בשדה 29-35 | לא |
| 212-221 | 10 | מספר תת שורה בהזמנה | אופציונאלי | לא |
| 222-236 | 12.3 | סכום הצמדה | אופציונאלי | לא |
הערות
| שדה | הערה |
|---|---|
| מספר פריט לקוח | זהו שדה של הקוד פריט ברשת כפי שמופיע בקטלוג שלו. אם משתמשים ב”קוד פריט ספק” במקום אז יש לשים לב שה-“קוד פריט לקוח” ממלוא עם ערכי “0”. |
| מספר פריט ספק | זהו שדה של הקוד פריט ספק כפי שהוגדר על ידי הספק ב-“המרת פריטי ספק”. יש לשים לב שהנתונים מעודכנים – ניתן תמיד לבדוק זאת בפורטל של סגמנט תחת קטלוג -> “עדכון נתוני פריט”, ניתן לעשות זאת ידנית או מקובץ אקסל.אם לא משתמשים בשדה זה – יש למלא את השדה עם ערכי “0”. |
| יש לשים לב ששמים את השדות של קוד פריט לקוח וקוד פריט ספק במיקומים הנכונים. בלבול במיקום או החלפת מיקומם יגרום לשגיאה. | |
| יש לשים לב שההשוואה נעשית מול תעודת הכניסה של הרשת -> לכן אם יש שגיאה יש להשוות את הנתונים מול נתוני הכניסה של הרשת. | |
יש לשים לב שהפריטים, מחירים וכמויות בין התעודות כניסה והנתונים בקובץ 100 תואמים – במידה ולא – תתקבל שגיאה.
סוג רשומה 3 (מספר הקצאה חשבוניות ישראל)
| מיקום | גודל | שם השדה | תיאור השדה | חובה |
|---|---|---|---|---|
| 1-1 | 1 | קבוע “3” | סוג רשומה | כן |
| 2-26 | 25 | מס’ עוסק מורשה שולח | מס’ עוסק מורשה של הספק (שולח החשבונית) | לא |
| 27-51 | 25 | מס’ עוסק מורשה מקבל | מס’ עוסק מורשה של הלקוח (מקבל החשבונית) | לא |
| 52-86 | 35 | מספר הקצאה לחשבונית | מספר ההקצאה כפי שהתקבל מרשות המיסים עבור חשבונית זו | כן |
| 87-100 | 14 | FILLER | FILLER קבוע אפסים | כן |
הערות
סוג רשומה זו הינו חובה עבור חשבוניות מעל 5000 ש”ח , בהתאם לדרישות רשות המסים. חשבוניות מעל סכום זה, אשר לא יכילו סוג רשומה זה, ייכשלו בשלב הבדיקות.
טיפול בערכים שליליים
מצורפת טבלת תרגום לסימן מינוס עבור ערכים שליליים “-” . את הספרה האחרונה בשדה מחליפים באות הנ”ל:
| ספרה להחלפה | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| החלפה באות | { | J | K | L | M | N | O | P | Q | R |
צריכים עזרה בחיבור?
צוות התמיכה שלנו ילווה אתכם בהקמת הממשק.